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DS-CD ROM 2 1993 August
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DS CD-ROM 2.Ausgabe (August 1993).iso
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1993-02-01
|
50KB
|
1,077 lines
PIA und STAR
============
Einschränkungen der SHAREWARE Version: keine
Jedoch wird ein Registrierungshinweis in der Mahnung ausgege-
ben und ein Shareware-Hinweis bei Programmstart und -Ende
engeblendet.
Registriergebühr für Vollversion: DM 99,- + DM 7,50 Versandk.
incl. Anleitung
-------------------------------------------------------------
Bestellung/Registrierung bei:
Bitte wählen Sie "Formular zur Registrierung" im Hauptmenü falls
Sie die Orginalversion(en) bestellen möchten.
M.M.W.- S o f t w a r e
Postfach 2167
D-4780 Lippstadt (ab 1.7.93 D-59531 Lippstadt)
per Telefon: 0 29 41 / 1 48 33
per Telefax: 0 29 41 / 2 30 54
================================================================
Diese Anleitung bezieht sich auf beide Versionen von PIA:
PIA - (Handel)
PIA - (Dienstleistung)
und STAR (Version für Steuerberater)
da diese in etwa gleiche Funktionen besitzen. STAR kennt jedoch
nicht alle Funktionen von PIA.
Beide Versionen von PIA sind jedoch in einem Programm integriert.
Unterschiede sind die Rechnungsmaske, Rechnungsschreibung und Datei,
was auch auf STAR zutrifft. Diese Anleitung wurde für PIA geschrie-
ben; die meisten Funktionen kennt jedoch auch STAR, die Version für
Steuerberater. Deshalb ist für STAR keine eigenständige Anleitung
erhältlich. Bei einer Registrierung wird also immer die Anleitung
für PIA geliefert!
PIA ist eine kombinierte Adressen-/Rechnungsverwaltung, erstellt
Rechnungen, Mahnungen, Adressenlisten, Listen für offene oder
bezahlte oder kopierte Rechnungen und Etiketten. Kopierte Rechnungen
sind dabei Rechnungen, die als bezahlt gekennzeichnet wurden und
dann als Belege an PC-KASSE übergeben wurden.
Die Bedienung ist ähnlich unserem bekannten Programm PC-KASSE.
* Die Versionen unterscheiden sich durch die Art und Weise der *
* Rechnung. Die Version Handel(H) kennt die Felder: Menge, Artikel- *
* bezeichnung, Einzelpreis, Gesamtpreis, Rabatt, während die *
* Dienstleistungsversion(D) nur Leistung und Preis kennt. Na- *
* türlich wird die MWSt und der Gesamtpreis jeweils automatisch er- *
* rechnet. Ebenfalls kann einer von 5 Fußtexten mit ausgedruckt wer-*
* den.
* In dieser Anleitung beschränken wir uns jedoch darauf, auf die *
* Version Handel einzugehen. *
Die Übersicht bei der Eingabe von Adressen und Rechnungen ist
hoch, da das Rechnungsformular in einem Window so über die je-
weilige Kundenadresse gelegt wird, daß die Kundennr. und der Name
noch zu sehen sind. Diese Übersicht hat deshalb jedoch Grenzen,
da nur 5 Artikel bzw. Leistungen pro Rechnung möglich sind. Es
können also nur kleine Rechnungen geschrieben werden.
Bitte denken Sie, auch wenn Sie eine Festplatte benutzen, an eine
regelmäßige Datensicherung auf Diskette oder Band, z.B.:
BACKUP C:\PIA\*.DBF A:/S
(Backup aller DBF-Dateien im Pfad C:\PIA nach Laufwerk A:)
Copyright (c) by M.M.W. - Software
SHAREWARE
Diese Anleitung, sowie die Programme selber, dürfen ohne aus-
drückliche schriftliche Genehmigung, weder teilweise, noch als
ganzes verändert, jedoch kopiert und weitergegeben werden.
Es darf damit jedoch kein Gewinn verbunden sein. Wir behalten uns
halten uns die Vermarktung des Vollprogramms vor.
Wir haften weder direkt noch indirekt für Schäden, die aus der
Nutzung der Software entstanden sind.
Mindestanforderungen der Hardware an PIA oder STAR:
100 % IBM-kompatibler PC/XT/AT mit 512 KByte RAM
2 Disk-Laufwerke oder 1 Disklaufwerk und Festplatte
möglichst ein IBM (Proprinter) oder Epson kompatibler Drucker
Installation
Bitte erstellen Sie sich unbedingt zuerst eine Sicherungskopie
der gelieferten Diskette.
Die AUTOEXEC.BAT Datei
Wir empfehlen wir Ihnen, nicht nur für unsere Programme, in Ihre
AUTOEXEC.BAT Datei auf die Festplatte den Befehl:
SET COMSPEC=C:\COMMAND.COM
zu schreiben damit das DOS weiß, wo COMMAND.COM zu finden ist.
Wenn Sie zudem einen Sytem-Prompt wünschen, der zugleich immer
den aktuellen Pfad anzeigt, gehört der Befehl:
PROMPT $P$G
ebenfalls in die Autoexec.BAT Datei. Beide Optionen sind jedoch
für die Lauffähigkeit unserer Programme nicht Voraussetzung.
Anders ist dies bei der CONFIG.SYS Datei, diese müssen Sie u. U.
ändern!
Die CONFIG.SYS Datei
Editieren Sie bitte die CONFIG.SYS Datei auf Ihrer Systemdiskette
oder im Root-Directory Ihrer Festplatte. Ändern Sie also Ihr
CONFIG.SYS wie folgt. Folgende Zeilen sollten enthalten sein:
FILES = 20
BUFFERS = 15
Wenn Ihre CONFIG.SYS Datei bereits einen Files-Befehl besitzt,
muß dieser dahin geändert werden, das der Wert mindestens 20 oder
mehr ist.
Der BUFFERS-Befehl kann auch ganz wegfallen, was aber die Ablauf-
geschwindigkeit mindert.
Beispiel einer CONFIG.SYS Datei für einen PC mit MS-DOS 5.0
und 2 MB RAM Hauptspeicher: (DOS liegt hier im Pfad "DOS")
DEVICE=C:\DOS\HIMEM.SYS
DEVICE=C:\DOS\EMM386.EXE 512
DOS=HIGH
FILES=20
BUFFERS=15
COUNTRY=049,, C:\DOS\COUNTRY.SYS
DEVICE=C:\DOS\SMARTDRV.SYS 512 0
STACKS=0,0
DEVICE=C:\DOS\MOUSE.SYS
Wenn Ihr Gerät eine Festplatte besitzt:
Wegen der enormen Geschwindigkeitsvorteile sollte PIA nach Mög-
lichkeit auf einer Festplatte installiert werden. Starten Sie
hierfür HD_INST.EXE. Daraufhin wird der Pfad "PIA" angelegt und
alle benötigten Programmteile werden automatisch kopiert. Ver-
gessen Sie jedoch nicht die CONFIG.SYS Datei in Ihrem Root-
Directory zu ersetzen, bzw. zu ändern.
Weitere Dateien die von PIA.EXE erst nach dem ersten Start er-
zeugt werden sind: PIA.MEM und verschiedene Dateien mit der
Extension(Endung): .DBF und .NDX
Setzen Sie bitte nach dem Kopiervorgang Ihren Computer durch
Drücken der Tasten: [Ctrl] [Alt] und [Del] zurück.
Wechseln Sie bitte den Pfad mit: CD PIA [ENTER]
und starten Sie dann das Programm mit: PIA [ENTER]
Der 1. Start
Sie werden als erstes aufgefordert das Laufwerk anzugeben, auf
dem die Datendateien angelegt werden sollen.
Als nächstes geben Sie ein, ob Ihr Drucker EPSON- oder IBM-kompa-
tibel ist.
Sodann sollten Sie eingeben an welchem Druckerport Ihr Drucker
angeschlossen ist. Normalerweise ist dies LPT1, die Parallel-
schnittstelle.
Ihre Adresse für die Briefköpfe von Rechnungen, Mahnungen usw.
geben Sie bitte nur dann ein, wenn Sie keine eigenen Vordrucke
besitzen oder verwenden wollen.
Sodann können Sie 5 Texte eingeben, von denen einer nach Wahl auf
jeder Rechnung als Fußtext mit abgedruckt wird, z.B. Zahlung
innerhalb 14 Tage ohne Abzug von Skonto usw. Sie sollten jedoch
den folgenden Satz nicht eingeben, da dieser in der Version
Handel immer mit ausgedruckt wird: "Die Ware bleibt bis zur
vollständigen Bezahlung unser Eigentum."
Für die Bankverbindung gilt das gleiche wie für Ihre Adresse;
bitte nur dann eingeben, wenn Ihr Formular keine aufgedruckte
Bankverbindung besitzt.
Später, ab dem 2. Start des Programms, werden diese Eingaben
automatisch eingelesen.
Sodann werden die noch leeren Datendateien vom Programm automa-
tisch erstellt.
» PIA « Voreinstellungen (c) M.M.W.- Software, Tel. 02941/14833
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Der angewählte Modus der Rechnung, derzeit H bleibt bestehen! │
│ Ihr Drucker ist: (I)-IBM oder (E)-Epson kompatibel........: I │
│ Drucker angeschlossen an Port LPT1, LPT2, LPT3, COM1, COM2..: LPT1 │
│ │
│ Ihr Name.: M.M.W.- S O F T W A R E Bitte Ihren Namen, Adresse, Tel. │
│ --- Name2: Inh. Fr.- H. Worms Fax. und Bank nur dann eingeben │
│ Straße...: Postfach 2167 wenn Sie keine vorgedruckten For-│
│ PLZ/Ort..: D-4780 Lippstadt, Germany mulare mit Briefkopf verwenden! │
│ Telefon..: Tel.: 02941 / 14833 │
│ Telefax..: Tel.: 02941 / 23054 │
│ Bank 1...: Stadtspark. 4780 Lippstadt (BLZ 416 500 01) Konto-Nr. 5 272 539 │
│ Bank 2...: Postgiroamt 4600 Dortmund (BLZ 440 100 46) Konto-Nr. 781 25-466 │
│ Fußtext 1: Rechnungsbetrag zahlbar innerhalb 10 Tagen ohne Skonto-Abzug! │
│ Fußtext 2: Bei Auslandslieferungen ist im Gesamtbetrag keine MWSt enthalten! │
│ Fußtext 3: Diese Rechnung wurde mit unserer Fakturierung 'PIA' erstellt! │
│ Fußtext 4: Wir danken für Ihre Bestellung; bitte empfehlen Sie uns weiter! │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Sind Ihre gesamten Angaben richtig? J
Das 'POP UP' Hauptmenü
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PIA (c) M.M.W.- Software H A U P T M E N Ü Datum: 26.05.92 │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────┘
╔════════════════════════════╗
║ Hauptverw.Adresse/Rechnung ║
║ Update bezahlte Rechnungen ║
║ Adressenliste ║
║ Verschiedene Rech.-Listen ║
║ Rechnungen drucken ║
║ Mahnungen drucken ║
║ Etiketten drucken ║
║ Löschen von Rechnungen ║
║ PC-KASSE E/A Überschußr. ║
║ Installation ändern ║
Bei Bestellung bitte-->║ Formular zur Registrierung ║-->wählen!
║ Quit = Rückkehr zu DOS ║
╚════════════════════════════╝
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Adressen/Rechnungen Verwaltungsoptionen mit Selektion
Wie Sie sehen, ist hier die Funktion [H] vorgewählt, da diese am
häufigsten benötigt wird und die Sie mit [ENTER] sofort über-
nehmen könnten.
Die Anwahl erfolgt mittels der Pfeiltasten oder dem 1. Zeichen.
Dabei erscheinen am unteren Bildschirmrand Informationen zu der
jeweiligen Option( in der Abbildung zu Buchen/Verwalten ).
Im folgenden werden wir auf die einzelnen Optionen des Haupt-
menüs kurz eingehen.
[H] - Hauptverwaltung
Grundsätzliches
Füllen Sie die auf dem Bildschirm hell hinterlegten Felder aus.
Manche Felder sind bereits mit Daten vorbelegt, wie etwa das
Datumsfeld. Die Vorbelegungen können mit [ENTER] übernommen oder
überschrieben werden.
Ein falsches oder unmögliches Datum nimmt das Programm nicht an.
Leere Felder, die leer bleiben sollen, können Sie mit [ENTER]
übergehen.
Die Beträge werden auf zwei Stellen nach dem Komma(für Komma
bitte einen Punkt eingeben) gerundet. Erst nachdem auf die Frage
"Speichern J/N" mit "J" geantwortet wird ein Datensatz abgespei-
chert.
Folgendes müssen Sie zu Beginn beachten, wenn Sie nicht mit der
vorgegebenen Kundennummer 1 oder der Rechnungsnummer 1 beginnen
wollen:
Das Programm beginnt immer bei der höchsten Kunden- und Rech-
nungsnummer. Da die Dateien ja jetzt noch leer sind, würde je-
weils eine 1 vorgegeben.
Dies läßt sich am einfachsten dadurch verhindern, indem Sie jetzt
zuerst eine einzelne Adresse eingeben und dieser Adresse eine
Rechnung zuordnen und dann wieder zum Hauptmenü springen, damit
PIA die Startnummern kennt.
Bitte lesen Sie, bevor Sie beginnen auch die nächsten Seiten.
Im Einzelnen:
Wählen Sie im Menü die Option [H]auptverwaltung. Daraufhin wird
Ihnen die leere Adressenmaske angezeigt. Geben Sie jetzt mit
[N]eu eine Adresse ein. Übernehmen Sie jedoch nicht die Kunden-
nummer 1 sondern überschreiben Sie diese mit der von Ihnen ge-
wünschten Nummer. Wenn Sie fertig sind, beantworten Sie die
Frage: Speichern J/N mit [J] Ja.
Sodann drücken Sie [R]echnung und ändern wie bei der Adressenver-
waltung die Rechnungsnummer. Nachdem die Rechnung vollständig
eingegeben ist, speichern Sie diese ebenfalls ab.
Drücken Sie daraufhin [Q]uit und Sie kehren zur Adressenver-
waltung zurück. Drücken Sie noch einmal [Q] und Sie befinden sich
wieder im Hauptmenü.
Jetzt weiß das Programm, welches die nächsten Nummern sind!
Adressen eingeben:
Vielleicht sollen Sie so beginnen, daß Sie zuerst einmal alle
bisher zur Verfügung stehenden Kundenadressen eingeben und sich
nicht weiter um die Rechnungsverwaltung kümmern.
Drücken Sie also [N]eu und füllen Sie die hell hinterlegten
Felder aus. Wenn Sie die vorherige Seite gut gelesen haben und
wie vorgeschlagen, bereits eine Adresse eigegeben haben, weiß PIA
die nächste Kundennummer. Diese ist somit bereits eingetragen und
kann mit [ENTER] übernommen werden. Ebenso ist bereits das Sys-
temdatum eingetragen. Bei der Eingabe werden Sie feststellen, daß
der 1. Buchstabe eines Textfeldes, z.B. Name1, automatisch groß
geschrieben wird. Wenn Sie fertig sind, beantworten Sie die
Frage: Speichern Ja/Nein mit ja.
Möchten Sie etwas ändern, weil Sie einen Fehler gemacht haben,
drücken Sie [H]ilfe oder lesen Sie die Beschreibungen der einzel-
nen Funktionen in dieser Anleitung.
╔══ Adressen ════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ ║
║ Kunden-Nr.: 900551 Eintrag am: 26.05.92 ║
║ ║
║ Anrede....: Firma_____ Name 1.: Namenlos & Co. KG_____________ ║
║ ║
║ Name 2.: Z.Hd. Herrn Namenlos jun._____ ║
║ ║
║ ║
║ Strasse: Namenlosstraße 5______________ ║
║ ║
║ Plz/Ort: 1234 Namenlos_________________ ║
║ ║
║ ║
║ Vorw./Telefon: 12345 / 12345678 ║
║ ║
║ Vorw./Fax....: 12345 / 87654321 ║
║ ║
║ Bemerkung: ___________________________________ Kennung: P ( Boni.) ║
║ ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Rech Neu Modi Copy Such Anfang End + - Blatt Del Filt List Total Hilf Quit? N
Rechnungen eingeben:
Wenn Sie alle Adressen eingegeben haben, können Sie jeder Adresse
eine oder mehrere Rechnungen zuordnen.
Suchen Sie mit der Option [S]uche die Kundennummer des jeweiligen
Kunden, dem Sie eine Rechnung schreiben möchten. Ist die richtige
Adresse gefunden, drücken Sie [R]echnung und das Rechnungsfor-
mular legt sich über die Kundenadresse.
Füllen Sie wie bei der Eingabe der Adressen die invers darge-
stellten Felder aus.
Das Feld für Kennzeichen: "Bezahlt? Ja/Nein" kann jedoch nicht
von Ihnen überschrieben werden, da jede Rechnung zunächst als
unbezahlt gekennzeichnet wird.
Die letzte Eingabe vor der Frage nach der Speicherung ist das
Feld für den Fußtext der jeweiligen Rechnung. Hier tragen Sie nur
die Nummer des Fußtextes ein, oder "0" wenn kein Fußtext gedruckt
werden soll.
Wenn Sie die Nummern nicht mehr kennen, speichern Sie die
Rechnung bitte trotzdem ab und drücken dann [H]ilf. Nach den
Erklärungen zu den Funktionen werden Ihnen dann auch die Fußtexte
eingeblendet. Ändern Sie daraufhin mit [M]odi die Rechnung und
tragen Sie die richtige Fußtextnummer in das vorgesehene Feld
ein.
Sie können dem gleichen Kunden nun die nächste Rechnung zuordnen
oder Sie gehen mit [Q]uit wieder zur Adressenverwaltung und
suchen den nächsten Kunden...
╔══ Adressen ════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ ║
║ Kunden-Nr.: 900551 Eintrag am: 26.05.92 ║
║ ║
║ Anrede....: Firma_____ Name 1.: Namenlos & Co. KG_____________ ║
║ ║
╟── Rechnungen ──────────────────────────────────────────────────────────────╢
║ ║
║ Rechnungs-Nr.: 9205280 vom: 26.05.92 Bezahlt: N ( J / N ) ║
║ Betrefftext..: Wir liefern Ihnen per Nachnahme: ║
║ ║
║ Menge Bezeichnung Einzelpreis DM Gesamtpreis DM ║
║------------------------------------------------------------------------------║
║ 15 PIA___________________________ 86.84 DM 1302.60 DM ║
║ 10 Star (für Steuerberater)______ 86.84 DM 868.40 DM ║
║ 10 PC-Multikasse incl. PCKGRAF___ 217.54 DM 2175.40 DM ║
║ 1 Versandkostenpauschale________ 10.00 DM 10.00 DM ║
║ 0 ______________________________ 0.00 DM 0.00 DM ║
║ -> abzgl. Rabatt: 35 % = 1524.74 DM Nettosumme..: 2831.66 DM ║
║ -> zzgl. MWSt..: 14.0 % MWSt........: 396.44 DM ║
║ -> Rechnungsfusstext Nr. 1 Bruttobetrag: 3228.10 DM ║
║ Rechnungsbetrag zahlbar innerhalb 10 Tagen ohne Skonto-Abzug! ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Neu Modi Copy Such Anfang End + - Blatt Del Filt Zahl Hilf Quit? N
Maske für Rechnung im Dienstleistungsmodus
╔══ Adressen ════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ ║
║ Kunden-Nr.: 123456 Eintrag am: 26.05.92 ║
║ ║
║ Anrede....: __________ Name 1.: ______________________________ ║
║ ║
╟── Rechnungen ──────────────────────────────────────────────────────────────╢
║ ║
║ Rechnungs-Nr.: 1234567 vom: 26.05.92 Bezahlt: N ( J / N ) ║
║ Betrefftext..: ___________________________________ ║
║ ║
║ Art der Leistung B e t r a g DM ║
║------------------------------------------------------------------------------║
║ __________________________________________ 0.00 DM ║
║ __________________________________________ 0.00 DM ║
║ __________________________________________ 0.00 DM ║
║ __________________________________________ 0.00 DM ║
║ __________________________________________ 0.00 DM ║
║ Nettosumme.....: 0.00 DM ║
║ -> zzgl. MWSt..: 14.0 % MWSt...........: 0.00 DM ║
║ -> Rechnungsfusstext Nr. 1 Rechnungsbetrag: 0.00 DM ║
║ Wir danken für Ihren Auftrag! ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Neu Modi Copy Such Anfang Ende + - Blatt Del Filt Total Hilf Quit? N
Maske für Rechnung bei STAR für Steuerberater
╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ S T A R Datum: 26.05.92 ║
║ (c) M.M.W. ┌─────────────────────┐ Datadisk: C ║
╠════════════════════════════╡ V E R W A L T U N G ╞═══════════════════════════╣
║ └─────────────────────┘ ║
║ Kunden-Nr.: 123456 ║
║ ║
║ Anrede....: __________ Name 1.: _________________________ ║
╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
║ Rechnungs-Nr.: 123456 Datum: 26.05.92 Kennzeichen bezahlt: N ( J / N ) ║
║ W E R T A R T / L E I S T U N G B E T R A G ║
║------------------------------------------------------------------------------║
║ a) 33____ 1111111 Buchf.______________________________ DM 1111.00 ║
║ b) 35____ 2222222 Abschluß Vorschuß___________________ DM 2222.00 ║
║ c) ______ 0 ____________________________________ DM 0.00 ║
║ d) ______ 0 ____________________________________ DM 0.00 ║
║ e) ______ 0 ____________________________________ DM 0.00 ║
║ ─────────────────────────── ║
║ Zwischensumme.. DM 3333.00 ║
║ USt 15 %....... DM 499.95 ║
║ ─────────────────────────── ║
║ Summe.......... DM 3832.95 ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Neu Modi Copy Such Anfang Ende + - Blatt Del Filt Total Hilf Quit? N
Funktionen der Hauptverwaltung
Am unteren Bildschirmrand sehen Sie, hell hinterlegt, eine große
Anzahl von Funktionen, die mit dem ersten Buchstaben aufgerufen
werden. Drücken Sie [H] für Hilfe und es erscheint der abge-
bildete Hilfsbildschirm.
╔══ Adressen ════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ ║
║ ┌───[ Verwaltungsoptionen ]──────────────────────────┐Eintrag am: 26.05.92 ║
║ │ Option Wirkung des Befehls │ ║
║ │ ────── ───────────────────────────────────── │____________ ║
║ │ Neu neue Adresse/Rechnung hinzufügen │ ║
╟──│ Modi ändern angezeigte Adresse/Rechnung │──────────────────────╢
║ │ Copy kopiert angezeigte ┌──[ Editieren ]─────────────────────────┐ ║
║ │ Such Suche mit Kd.Nr. bz│ Tasten Wirkung für editieren │ ║
║ │ Anfang zeigt 1. Adresse bz│ ───────── ───────────────────── │ ║
║ │ Ende zeigt letzte Adress│ --> Zeichen rechts │ ║
║ │ + gehe zur nächsten A│ <-- Zeichen links │ ║
║ │ - gehe zur vorhergehe│ Pfeil hoch vorhergehendes Feld │ ║
║ │ Blatt Vor- / Zurücksprung│ Pfeil unten nächstes Feld │ ║
║ │ Del löscht angezeigte A│ PgDn, PgUp Eingabe abschliessen │ ║
║ │ Filt Suchen mit KdNr/Nam│ End nächstes Wort/Feld │ ║
║ │ Total Anzahl der Adressen│ Home vorheriges Wort/Feld │ ║
║ -│ Rech Einsprung zur Rechn│ Del Buchstabe löschen │ ║
║ -│ │ Ins Einfügemodus EIN/AUS │ ║
║ -│ Quit Sprung zum vorherge│ │ ║
║ │ Weiter durch Tastendruck...h │ Weiter durch Tastendruck... │ ║
╚══└───────────────────────────────└────────────────────────────────────────┘══╝
Neu Modi Copy Such Anfang End + - Blatt Del Filt Total Hilf Quit? H
Die meisten Funktionen besitzen eine klare Bedeutung und beziehen
sich ebenso auf Adressen als auch auf Rechnungen:
[N]eu: Eingabe eines neuen Datensatzes (Adresse oder Rechnung)
[M]odi: Ändern des angezeigten Datensatzes
[C]opy: der Datensatz wird kopiert, so daß Sie evtl. nur noch die
Kunden- bzw. Rechnungsnummer ändern müssen, wenn die Daten ähn-
lich sind.
[S]uch: Der Cursor springt in das Schlüsselfeld. Dies ist ent-
weder die Kdn.Nr. oder die Rg.Nr. mit der Sie suchen können.
[A]nfang: Sprung zum 1. Datensatz der gerade aktivierten Datei.
[E]nde: Sprung zum letzten Datensatz der gerade aktivierten Datei.
[+]: Vorblättern um einen Datensatz
[-]: Zurückblättern um einen Datensatz
[B]latt: Sie können hier auf einmal mehrere Datensätze vor- oder
zurückblättern, indem Sie auf die Frage "Sätze..." eine Zahl
(Anzahl) eingeben. Zum Zurückblättern muß die Zahl mit einem
vorgestellten Minuszeichen eingegeben werden.
[D]el: Löschen des angezeigten Datensatzes. Da Adressen und Rech-
nungen verbunden sind, kann eine Adresse nur gelöscht werden,
wenn keine zugehörige Rechnung vorhanden ist. Bitte löschen Sie
nie die zuletzt eingegebene Rechnung. Sollten Sie dies trotzdem
wollen, müssen Sie erst wieder zum Hauptmenü springen, damit die
Rechnungsnummern fortlaufend nummeriert sind und keine Lücke
entsteht.
[F]ilt: Hier wird bei Anwahl die gesamte Datei mit einem Filter
abgesucht, d.h., Sie können mit allen invers dargestellten Fel-
dern gleichzeitig suchen, indem Sie einfach die Daten eingeben
die Ihnen noch bekannt sind.
Z.B. bei der Adressenverwaltung: Wenn Sie alle Kunden suchen, die
mit Namen 1 Meier heißen und in München wohnen, tragen Sie in das
Feld Name1 "Meier" und in das Feld PLZ/Ort "8000" ein.
Es wird Ihnen nun die erste Adresse, zu dem dieser Filter paßt,
angezeigt. Sie können nun innerhalb dieses Filters blättern,
ändern, löschen, auflisten usw. Die Datei wird also auf einige
Datensätze begrenzt.
Bei der Rechnungsverwaltung ist dies ähnlich. Jedoch beziehen
sich Rechnungen immer auf die Kundennummer. die noch in der
unterliegenden Adressmaske zu sehen ist.
Beinahe alle Funktionen beziehen sich auf einen einmal gesetzten
Filter, so lange, wie Sie Ihn bestehen lassen. Der Abbruch er-
folgt, indem Sie wieder [F]ilter wählen und die angezeigte Frage
verneinen.
[L]ist: Eine Telefonliste wird in einem Window ausgegeben. Mit
[+] bzw. [-] können Sie vor- oder zurückblättern oder mit Eingabe
von [Q]uit beenden.
[T]otal: Zählt die Anzahl der Adressen oder zugehörigen Rech-
nungen.
<R>ech: Übergang von der Adressenverwaltung zur Rechnungsver-
waltung. Die einzelnen Rechnungen sind mit der jeweiligen Kunden-
nummer fest verbunden.
[H]ilf: Das Hilfefenster mit Kurzbeschreibungen aller Verwal-
tungsbefehle wird eingeblendet.
<Q>uit: Sprung zum vorhergehenden Menü, also von der Rechnungs-
zur Adressenverwaltung, oder Adressenverwaltung zum Hauptmenü.
Tastenbelegungen - Verschiedene Tasten, wie etwa die Pfeiltasten
werden zum Editieren benutzt. Die Anweisungen hierzu sind ebenso
in die Hilfefunktion eingebaut und werden, da es sich hier um die
Standard-Editiertasten handelt, nicht weiter beschrieben.
[U]-Update bezahlte Rechnungen
Diese Funktion des Hauptmenues wählen Sie dann an, wenn
Rechnungen bezahlt wurden.
╔══ Update ══════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ ║
║ ║
║ Rechnung-Nr.: 9205280 S uchen Sie bitte mit der Rechnungsnummer ... ║
║ ║
║ ║
║ Bezahlt.....: N ( J/N ) M odifizieren Sie das Feld: Bezahlt Ja/Nein ║
║ durch die Eingabe von J (Ja). ║
║ am Datum....: . . Geben Sie weiterhin das Datum an, an dem ║
║ die Rechnung bezahlt wurde und welchem ║
║ auf Konto...: Konto der Gesamtbetrag gutgeschrieben wurde ║
║ (Bitte Konto evtl. in PC-KASSE anlegen). ║
║ ║
║ Weitere Informationen zu der gesuchten Rechnung: ║
║ ║
║ ║
║ Kunden-Nr...: 900551 Name1: Namenlos & Co. KG_____________ ║
║ Name2: Z.Hd. Herrn Namenlos jun._____ ║
║ ║
║ Rechnung vom: 26.05.92 Gesamtbetrag incl. MWSt = 1912.01 DM ║
║ ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Such Modi + - Quit ? S
Gehen Sie wie folgt vor:
[S]uchen Sie die bezahlte Rechnung indem Sie die Rechnungsnummer
eingeben. Sofort wird Ihnen nun die zughörige Kunden-Nr., der
Name des Kunden und das Rechnungsdatum mit dem Rechnungsbetrag
angezeigt.
[M]odifizieren (ändern) Sie das Kennzeichen für Bezahlt J/N in J
für Ja.
Geben Sie sodann das Datum, an dem der Betrag einging und die
Kontonummer, welcher der Betrag gutgeschrieben wurde, ein.
Es wird, wenn Sie fertig sind, automatisch, ohne vorherige Frage,
abgespeichert.
Sollten mehrere Rechnungsbeträge gezahlt worden sein, können Sie
zu diesen Rechnungen, auch mit [+] vorblättern oder mit [-]
zurückblättern.
Die Option [Q]uit bringt Sie wieder zum Hauptmenü zurück.
[A]-Adressenliste
Zuerst können Sie eine Vorsortierung nach einem Feld anwählen. Es
stehen Ihnen 5 Möglichkeiten zur Auswahl, siehe Grafik.
P I A - A D R E S S E N L I S T E
1.) Vorsortieren: Bitte geben bitte eine Feld-Nr. ein !
╔══════════════════════════════╗
║ Feld-Nr. Inhalt des Feldes ║
║ ──────── ───────────────── ║
║ < 1 > = Kdn.Nr. ║
║ < 2 > = Name 1 ║
║ < 3 > = PLZ + Ort ║
║ < 4 > = Bemerkung 1 ║
║ < 5 > = Kennzeichen ║
║ ──────── ───────────────── ║
║ < 1 >----> Sortierung ??? ║
╚══════════════════════════════╝
Sodann wird Ihnen die Struktur der Adressendatei angezeigt. Sie
können nun selektieren, indem Sie einen dBASE-Filterausdruck in
die invers angezeigte Leerzeile eintragen. Dazu benötigen Sie den
Aufbau der Adressendatei, der Ihnen am Bildschirm ausgegeben
wird.
2.) Selektieren: Bitte dBASE-Filterdefinition in erleuchtete Zeile schreiben!
( Keine Definition, bzw. überschreiben = alle Adressen werden ausgegeben.)
A dBASE-III FILE
Dateiaufbau
Feld Name Typ Länge Dez.
───────────────────────────────────────────────
1 ANREDE C 10 0
2 KDNR N 6 0
3 KDATUM D 8 0
4 NAME1 C 30 0
5 NAME2 C 30 0
6 ORT C 30 0
7 STRASSE C 30 0
8 TELEFON C 16 0
9 FAX C 16 0
10 BEMERK C 35 0
11 BONI C 1 0
Filter: ____________________________________________________________
Drucker/Monitor/Abbruch: ?
Selektion durch Programmierung eines Filters
Wenn Sie einfach <ENTER> drücken, werden alle Adressen ausgege-
ben. Wenn Sie einen Filterausdruck eingeben, wird nicht mehr die
gesamte Liste ausgegeben, sondern nur der Teil, der zu dem
eingegebenen Ausdruck paßt.
Der von Ihnen eingegebene Ausdruck wird auf logische Richtigkeit
geprüft, so daß Sie eigentlich nichts falsch machen können.
Am leichtesten ist die Erstellung eines Filters sicherlich, wenn
Sie einmal einige Beispiele hierfür sehen:
Textfelder(Type C) werden in "Anführungszeichen gesetzt, z.B.:
NAME1="Meier"
= alle Adressen die mit Namen "Meier" heißen
Verknüpft werden können Ausdrücke mit .AND. .OR. und .NOT. z.B.:
NAME1="Meier" .AND. BEMERK="Anruf"
= Alle Adressen mit Namen "Meier" und die im Feld Bemerkung das
Wort "Anruf" eingetragen haben.
Ist ein Feld nummerisch, also Type = N wie etwa die Kundennummer,
fallen die Anführungszeichen weg, z.B.:
KDNR>=1234
Es werden alle Adressen ausgegeben, bei denen die Kundennummer =
1234 oder höher ist.
Ist das Feld ein Datumsfeld, also Type D wie KDATUM, muß ein
spezieller Ausdruck eingetragen werden z.B.:
KDATUM=CTOD("01.01.90")
= Ausgabe aller Adressen mit dem Datum: 1. Jan. 1990
Weitere Beispiele für einen Filter:
ORT="Hannover" .AND. Anrede="Firma" .AND. KDNR>1000
= Alle Firmen aus Hannover mit einer Kundennummer höher 1000
KDATUM<=CTOD("01.03.90") .and. BONI="B"
= Eintragsdatum der Adresse vor dem 1.4.1990 und das Kennzeichen
für Bonität = "B"
[V]erschiedene Rechnungslisten
Diese Funktion des Hauptmenues erstellt Ihnen Listen für be-
zahlte, offene oder kopierte Rechnungen und summiert die je-
weiligen Beträge auf. Sie können weiterhin vorsortieren und se-
lektieren, siehe Grafik. Kopierte Rechnungen sind bezahlte Rech-
nungen die schon als Belege an PC-KASSE übergeben wurden und zur
Vermeidung von Doppelkopien mit einem "C" für Copy gekennzeichnet
wurden.
P I A - R E C H N U N G S L I S T E - K Z: J
Vorsortierung nach Kd.-Nr. oder Rg.-Nr.? < K > < R > R
┌────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ < 1 > Selektion für ein Rechnungsdatum │
│ < 2 > Selektion von Datum bis Datum einschließlich │
│ < 3 > Selektion eines Rechnungs-Monats │
│ < 4 > Selektion eines Rechnungs-Quartals │
│ < 5 > Gesamtliste für Kennzeichen: J │
│ │
│ Bitte wählen Sie durch Eingabe einer Zahl: 1 │
│ │
└────────────────────────────────────────────────────┘
Bitte geben Sie ein Rechnungsdatum ein: 26.05.92
Drucker/Monitor/File/Abbruch: ?
[R]echnungen drucken
Nachdem eine Relation(Beziehung) zwischen der Adressendatei und
der Rechnungsdatei hergestellt worden ist, können Sie nach
verschiedenen Kriterien selektieren, siehe Grafik.
Sodann können Sie die Versandart, z.B. "Drucksache" eingeben.
Die Rechnung ist wie folgt aufgebaut:
Briefkopf, wenn von Ihnen bei der Installation eingegeben, in
Breitschrift, Kundenname und Adresse, Datum der Rechnung. Sodann
die wirkliche Rechnung und der angewählte Fußtext sowie, wenn
eingegeben, die jeweiligen Bankverbindungen. Sollten Sie ein For-
mular mit eigenem Briefkopf benutzen, müssen Sie bei der In-
stallation die jeweiligen Passagen frei lassen.
P I A - R E C H N U N G E N
┌──────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ Gewünschte Rechnungen werden geziehlt ausdruckt: │
│ │
│ │
│ < 1 > Rechnung(en) für ein Rechnungsdatum │
│ < 2 > Rechnungen von Datum bis Datum einschließlich │
│ < 3 > Rechnungen eines Rechnungs-Monats │
│ < 4 > Rechnungen eines Rechnungs-Quartals │
│ < 5 > Rechnung zu einer vorhandenen Rechnungs-Nr. │
│ < 6 > Rechnung(en) ab einer Rechnungs-Nr.(incl.). │
│ < 7 > Rechnung(en) zu einer vorhandenen Kunden-Nr. │
│ < 8 > Alle vorhandenen Rechnungen ausdrucken │
│ │
│ Bitte wählen Sie durch die Eingabe einer Zahl: 1 │
│ │
└──────────────────────────────────────────────────────┘
Rechnung schreiben für Datum: 26.05.92
Drucker/Abbruch.............: ?
[M]ahnungen drucken
Sie müssen hier nur einen Satz ergänzen und eingeben, nach wie-
viel Tagen zwischen dem Sytemdatum und dem Rechnungsdatum eine
Mahnung geschrieben werden soll. Die jeweilige Rechnung muß na-
türlich zu diesem Zweck noch mit Bezahlt? "N" für Nein gekenn-
zeichnet sein.
Die Art und Weise der jeweiligen Mahnung ist etwa wie bei der
Rechnungserstellung, jedoch fehlt der jeweilige Fußtext.
P I A - M A H N U N G E N
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ Bitte ergänzen Sie den folgenden Satz mit einer Zahl: │
│ │
│ Eine Zahlungserinnerung soll geschrieben werden, wenn │
│ zwischen dem heutigen Datum und einem Rechnungsdatum │
│ eine Zeit von mehr als : 10 Tagen verstrichen ist. │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Drucker/Abbruch.............: ?
[E]tiketten drucken
Die Vorsortierung und Selektierung ist hier die gleiche Routine
wie bei der Erstellung der Adressenliste.
Sodann wählen Sie das jeweilige Etikett im Format 88,9 x 35,7
einbahnig. Die Etiketten unterscheiden sich nur durch die
jeweilige Überschrift: Drucksache, Nachnahme, Kundennummer oder
keine Überschrift.
┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ Die folgenden einbahnigen Etiketten sind möglich: │
│ ───────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ │
│ Label Format: Inhalt: │
│ │
│ 1 88,9 x 35,7 x 1 Adresse │
│ 2 88,9 x 35,7 x 1 Adresse + Drucksache │
│ 3 88,9 x 35,7 x 1 Adresse + Nachnahme │
│ 4 88,9 x 35,7 x 1 Adresse + Kunden-Nr. │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────┘
Bitte wählen Sie zwischen 4 verschiedenen Ausdrucken ( 1 bis 4 ): 1
[L]öschen von Rechnungen
Diese Funktion des Hauptmenues gibt Ihnen die Möglichkeit Rech-
nungen zu löschen. Unter folgenden Optionen können Sie wählen:
Löschen [A]ller, [K]einer, Rechnungen bezahlt = [J]a oder [C]o-
pierter Rechnungen(Bezahlte Rechnungen, die bereits als Belege in
PC-KASSSE verbucht wurden.
[A] Die gesamte Rechnungsdatei wird komplett gelöscht. Dabei ist
es unerheblich, ob Rechnungen bezahlt, offen, oder kopiert
wurden.
[K] Diese Opition ist vorgewählt; es wird nicht gelöscht.
[J] Es werden alle bezahlten Rechnungen gelöscht. Diese Option
ist eigentlich nur für diejenigen Benutzer gedacht, die bisher
noch nicht mit PC-KASSE arbeiten. Vorher sollten natürlich alle
Rechnungen bereits ausgedruckt vorliegen, bzw. das Duplikat
abgeheftet worden sein.
[C] Auch Rechnungen, die bereits als Belege von PC-KASSE über-
nommen wurden, sind natürlich bezahlt. Jedoch muß hier zwischen
bezahlten Rechnungen einerseits und bezahlten und bereits ko-
pierten Rechnungen andererseits unterschieden werden, da nur so
Doppelkopien nach PC-KASSE vermieden werden können. Nur die
letzteren werden gelöscht.
Diese Option sollten Sie also anwählen, wenn die Rechnungen
vorher als Belege nach PC-KASSE übergeben wurden.
Folgendes sollten Sie jedoch bei den Optionen [J] und [C] be-
achten. Versuchen Sie immer dann Rechnungen zu löschen, wenn die
zuletzt eingegebene Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Dies ist
deshalb wichtig, da PIA für die Funktion des Hauptmenüs "Haupt-
verw. Adresse/Rechnung" die höchste Rechnungsnummer benötigt um
die nächste Rechnungsnummer zuordnen zu können.
Ganz allgemein gesagt, Sie sollten danach trachten, nach Möglich-
keit nie die letzte Rechnung zu löschen, egal ob diese bereits
mit [J] oder [C] gekennzeichnet wurde. Löschen Sie also immer
dann Rechnungen, wenn Sie gerade eine neue, noch offene Rechnung
eingegeben haben.
Datenexport nach PC-MULTIKASSE
Diese Funktion ist in dieser neuen Version nicht mehr gegeben, da
eine dBASE III Datei nicht auf eine DBASE IV Datei zugreifen kann;
umgekehrt ist dies jedoch möglich.
Die neue PC-MULTIKASSE kann sich also von PIA die Daten holen u.
diese werden wie folgt in PC-MULTIKASSE eingefügt:
* KBELEG = Belegnr: 999999
KDATUM = Datum an dem die Rechnung bezahlt wurde, nicht das
Rechnungdatum, siehe auch Funktion "Update"!
KMONAT = Monat des Datums an dem die Rechnung bezahlt wurde
KONTONR = Kontonr. dem der Betrag gutgeschrieben wurde
KTEXT = Belegtext: Rechnung Nr. #######
KBRUTTO = Bruttobetrag der Rechnung
KMWST = MWSt. in Prozent
KMWSTB = MWSt.-Betrag
KNETTO = Bruttobetrag - MWSt.-Betrag
* Die Belegnummer "999999" können Sie später von PC-KASSE mit der
Sortierfunktion ändern, da ja die Belege nach dem Datum, bei
gleichzeitiger Neuschreibung der Belegnummern, einsortiert wer-
den!
Bei dem Kopiervorgang, wird das Kennzeichen bezahlt? J/N mit C
für Copie ersetzt, damit spätere Doppelkopien vermieden werden.
Die Rechnungen können Sie sich also auch noch später ansehen, es
sei denn, Sie haben die kopierten Rechnungen mit der
[L]öschfunktion entfernt, siehe vorherige Seite.
PS. PC-MULTIKASSE ist ebenfalls Shareware, bitte testen Sie die
=== Version 5.1; Die Shareware-Version kann jedoch keine Daten im-
portieren, da der Platz für die Erstellung des Registrierungs-
formulars benötigt wurde.
[P]C-KASSE aufrufen
PIA kann direkt PC-MULTIKASSE aufrufen. Dazu muß PIA jedoch im
Pfad \PIA und PC-MULTIKASSE im Pfad \KASSE liegen. Das Manage-
ment übernimmt das Programm "PIA-PCK.EXE", welches ebenfalls im
Pfad \PIA liegen muß.
PIA kennt, wie PC-MultiKASSE ein modernes Memory-Swapping, d.h.,
sollte nicht genug RAM zur Verfügung stehen, wird das gesamte
Memory, evtl. bis ca. 500 KByte, auf der Festplatte zwischenge-
speichert.
Bei Beendigung von PCK.EXE wird dieses ausgelagerte Memory auto-
matisch wieder eingelesen und danach von der Festplatte gelöscht.
Sie befinden sich dann wieder im Hauptmenü von PIA.
[I]nstall. Voreinstellung
Diese Funktion des Hauptmenüs benötigen Sie für evtl. Änderungen
der Voreinstellung, etwa wenn Sie einen Fußtext ergänzen möchten,
oder eine andere Bankverbindung eingeben möchten.
Bitte denken Sie daran, daß nur die Fußtext-Nummer in der Rech-
nungsdatei abgespeichert wird. Wenn Sie daher einen Fußtext än-
dern, wird sich dies, in Bezug auf den jeweiligen Fußtext, auf
alle schon vorhandenen Rechnungen auswirken!
[Q]uit, Programm beenden
Mit [Q]uit beenden Sie PIA und kehren zu DOS zurück.